Utilisez-vous correctement votre destructeur de papier ?

Par : Olivier - Catégories : Destructeur de papier

Le déchiquetage de documents devient de plus en plus essentiel sur le lieu de travail. Ces machines déchirent les papiers et les documents en lambeaux afin qu'ils deviennent illisibles. 

Même si vous ne faites pas partie d'une entreprise, vous pouvez posséder des documents sensibles sans même le savoir.  Les relevés bancaires, les lettres d'amis, les factures et les demandes de cartes de crédit peuvent tous contenir des informations qu'il vaut mieux garder en sécurité ou, mieux encore, détruire.

Avec l'essor des machines à détruire les documents et ses nouvelles avancées technologiques, des problèmes surviennent. En tant que propriétaire ou employé d'une entreprise, vous n'êtes pas un expert de la réparation d'une machine en panne. Si certains problèmes extrêmes nécessitent l'aide d'un professionnel ou l'achat d'une toute nouvelle machine, il existe des problèmes mineurs courants qui peuvent survenir et qui nécessitent peu d'inquiétude, de stress et de temps de votre part.

Voici des solutions faciles aux problèmes que posent les destructeurs de documents.

Connaissez les limites 

L'erreur la plus courante de toute machine traitant du papier est le bourrage papier.  Pour utiliser un destructeur de documents, vous devez vous renseigner sur sa capacité et rester aussi loin que possible en dessous de celle-ci. Même si la capacité est de 50 papiers à la fois, en déchiqueter 45 à la fois est toujours nuisible. En cas de bourrage, débranchez la machine et assurez-vous qu'elle est complètement éteinte.  Ensuite, retirez soigneusement les papiers des dents du destructeur documents. Pour les morceaux de papier trop petits pour être retirés à la main, utilisez une pince à épiler. Ne forcez pas sur les papiers et ne tirez pas dessus brutalement. La meilleure façon de connaître la capacité de l'appareil et d'autres informations importantes dont vous pourriez avoir besoin est de lire le manuel avant votre premier essai.

Lames émoussées 

Il arrive parfois qu'un destructeur de documents fonctionne sans utiliser autant de puissance que vous le souhaiteriez. Dans ce cas, le problème est probablement dû à des lames ou des dents émoussées. Dans ce cas, vous pouvez acheter un lubrifiant conçu pour aider les lames. Généralement, sur les bouteilles de lubrifiant, vous trouverez des instructions claires et détaillées. Une autre solution consiste à prendre des feuilles d'aluminium et à les faire glisser sur les lames émoussées pour les aiguiser.

Travailler sans vous 

Lorsque votre appareil commence à déchiqueter sans que les papiers ne passent ou sans qu'il y ait la moindre interaction humaine, arrêtez immédiatement la déchiqueteuse. Il y a probablement quelque chose qui bloque l'entrée, ce qui fait que le destructeur de documents pense que quelque chose passe et commence donc à détruire. Laissez d'abord refroidir le destructeur, puis vérifiez le capteur. Avant d'utiliser votre destructeur, assurez-vous que vous avez reçu une formation adéquate et que le destructeur a été soumis à un contrôle approfondi. Si le destructeur est sous garantie et que les problèmes ci-dessus persistent même après avoir appliqué les solutions, appelez le fabricant pour qu'il vous en envoie un autre. Le déchiquetage de documents est important, ayez le meilleur outil pour le faire en parfait état de marche. Essayez d'entretenir votre destructeur pour qu'il dure plus longtemps et qu'il ne rencontre pas ce genre de problèmes.

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