Publié : 14/03/2020

La destruction des données et l'environnement

Catégories : Destructeur de disque durs , Destructeur de papier

La plupart des entreprises sont très conscientes des menaces qui pèsent sur la sécurité et ont mis en place des politiques internes pour se protéger. Pourtant, même avec ces procédures, certains documents “banals” passent sous le radar et finissent trop souvent dans une corbeille classique. Or, il suffit parfois de quelques informations éparpillées (nom, adresse, numéro de compte, identifiant, photo, etc.) pour exposer l’entreprise à une fuite de données ou à une usurpation d’identité.

Voici 5 types de documents que vous devriez déchiqueter systématiquement, mais qui ne le sont probablement pas :

Documents à détruire avec votre destructeur de documents

Le courrier indésirable et les envois commerciaux

Le courrier indésirable paraît inoffensif, mais il contient souvent suffisamment de données pour être exploité : nom, adresse, références client, parfois même des codes ou des éléments liés à des offres pré-approuvées. Dans certains cas, ces courriers peuvent faciliter des démarches frauduleuses (demande de crédit, ouverture de compte, récupération d’informations complémentaires).

Le bon réflexe consiste à le passer dans un broyeur de papier professionnel au lieu de le jeter tel quel, surtout si le courrier est nominatif. Pour une gestion simple des flux de courrier au quotidien, un destructeur de documents Dahle pour courrier est souvent bien adapté, car il permet de détruire rapidement les plis et feuilles nominatives dès réception.

Photos (badges, trombinoscopes, impressions)

Les photos d’employés, de clients ou de fournisseurs peuvent sembler anodines. Pourtant, elles peuvent être utilisées pour usurper une identité, fabriquer un faux badge, ou crédibiliser une tentative d’ingénierie sociale (par exemple : “je suis de telle société, voici mon visage”).

Par prudence, déchiquetez ces photos et supports imprimés au lieu de les laisser accessibles dans une poubelle ou une salle de reprographie. Si votre organisation cherche une machine robuste et simple à partager, un destructeur de papier Fellowes pour bureaux partagés peut aider à ancrer ce réflexe, en évitant que ces supports ne restent “en attente” sur une imprimante.

Dossiers de recrutement et documents RH

Lorsqu’une personne postule, elle laisse souvent une copie papier de son CV, parfois des lettres, justificatifs ou formulaires. Ces documents contiennent des informations personnelles sensibles (coordonnées, parcours, parfois date de naissance, identité complète, etc.). Pour un voleur d’identité, ce sont des données faciles à exploiter.

Conservez ces dossiers dans un endroit verrouillé et détruisez-les dès qu’ils ne sont plus nécessaires, en respectant vos obligations internes et, le cas échéant, vos règles de conservation. Dans un service RH, une machine dédiée comme un destructeur de documents Intimus pour RH permet de sécuriser la destruction au fil de l’eau, sans dépendre d’une “session de purge” ponctuelle.

Quand le niveau de confidentialité est élevé, notamment pour des pièces d’identité, des justificatifs et des documents financiers, passer sur une coupe plus fine reste une protection supplémentaire, par exemple une micro-coupe P6 pour données critiques.

Étiquettes d’expédition et documents logistiques

Les étiquettes d’expédition et documents de transport peuvent contenir des informations confidentielles : adresse, nom d’un service, référence de commande, informations de facturation, parfois des numéros de compte ou des identifiants internes. Si ces éléments finissent dans des cartons mis au recyclage, ils deviennent très faciles à récupérer.

La bonne pratique consiste à retirer et déchiqueter systématiquement ces étiquettes avant de casser les boîtes ou de déposer les colis en zone de tri. Pour les services expédition et les zones de préparation, un broyeur de papier Kobra pour logistique peut être pertinent quand les volumes d’étiquettes et de bons de transport sont réguliers.

Post-it, brouillons et notes “rapides”

Les post-it font partie du quotidien au bureau : pendant un appel, une réunion ou une collaboration, on note rapidement un mot de passe, un identifiant, un numéro de dossier, un contact, une information de connexion, puis, quand ce n’est plus utile, on jette la note sans y penser.

C’est l’un des points faibles les plus fréquents. Pour limiter le risque, déchiquetez ces notes et mettez en place une règle simple : tout ce qui ressemble à un identifiant, une référence ou une information client ne doit jamais aller à la poubelle sans destruction. Pour homogénéiser les pratiques, certaines entreprises standardisent aussi leur parc avec une gamme unique, par exemple un broyeur papier IDEAL pour administration, ce qui facilite la formation et réduit les écarts d’usage entre services.

Renforcer la démarche

Mettre en place une politique de sécurité claire et former les équipes est une excellente première étape. Mais l’efficacité se joue souvent dans les détails : une routine de destruction bien intégrée, des consignes simples et un matériel adapté. Pour les environnements très exposés (finance, juridique, santé), un destructeur de documents HSM pour conformité peut aussi aider à maintenir une coupe régulière et à réduire les incidents liés à une utilisation intensive.

En faisant appel à une entreprise de destruction de documents de bonne réputation, vous pouvez également vous assurer que vos protocoles de déchiquetage sont à la hauteur et qu’aucun document potentiellement dangereux ne passe entre les mailles du filet. Et pour rester performant dans le temps, n’oubliez pas d’entretenir le destructeur de documents afin de pouvoir détruire vos documents sur le long terme.