Les avantages et les inconvénients du broyage interne et du broyage externalisé

Par : Olivier - Catégories : Destructeur de papier

Externaliser la destruction de papier

Les informations sur les clients, les dossiers médicaux, les formulaires des ressources humaines, les documents financiers, les dossiers exclusifs - tous contiennent des informations confidentielles. La protection de vos clients et de leurs données est une priorité absolue, mais comment maintenir la sécurité des documents classifiés une fois que vous n'en avez plus besoin ?

La destruction professionnelle des documents et le déchiquetage du papier constituent l'option d'élimination la plus sûre et la plus fiable qui soit. Elle permet d'avoir l'esprit tranquille et de réduire toute responsabilité liée au respect de la loi. Cela dit, il existe plusieurs lois ainsi que des réglementations sectorielles spécifiques telles que la GSA (gouvernement), la GGGLAB (banque) et la HIPAA (médicale) qui obligent les entreprises et les sociétés à suivre des protocoles spécifiques lorsqu'il s'agit de se débarrasser de données et de documents sensibles.

Vous pouvez choisir entre un déchiquetage externalisé et un déchiquetage interne ; cependant, le choix de la bonne méthode peut être difficile à faire. Ce guide vous donne un aperçu plus approfondi de la différence entre les deux méthodes de déchiquetage pour vous aider à prendre une décision éclairée.

Facteurs à prendre en compte avant de faire votre choix :

  • Quel est le volume de documents à déchiqueter, et après combien de temps ?
  • Dans quelle mesure les documents dont vous avez besoin sont-ils confidentiels et détruits ?
  • Combien d'employés seront chargés de cette tâche et combien de temps sera perdu en raison d'activités génératrices de revenus ?

Déchiquetage de papier en interne

Vous avez le choix entre plusieurs options pour choisir la méthode idéale de destruction des documents essentiels de votre entreprise.

La plupart des entreprises commencent par acheter un destructeur de papier professionnel de grande capacité et emploient un employé de bonne réputation et diligent pour s'occuper de cette tâche. Aujourd'hui, les entreprises investissent dans des destructeurs de papier haute sécurité avec des capacités de déchiquetage de niveau 6. Cela permet de garantir que tous les documents classifiés ne sont pas simplement jetés, mais plutôt découpés en morceaux qui rendent leur reconstitution pratiquement impossible. Vous encourez un faible coût pour chaque session de broyage. Tous les documents sont traités au sein de votre entreprise, de sorte que vous connaissez toutes les personnes qui ont accédé aux documents confidentiels avant leur destruction. Aucun document n'est laissé sans surveillance, de sorte qu'il n'y a aucun risque d'exposer des informations personnelles à d'autres personnes. Vous pouvez superviser la destruction des documents. Contre Le broyage de gros volumes peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous utilisez une déchiqueteuse de faible capacité. L'achat et l'entretien de la déchiqueteuse de papier entraînent des coûts initiaux. Vous devrez peut-être superviser le broyage en interne, surtout s'il est effectué par des employés temporaires.

Déchiquetage externalisé

Le broyage externalisé est une autre option, en particulier pour les entreprises ayant de petites quantités à broyer. Elle est également plus populaire et plus rentable pour les organisations situées dans les centres villes et qui ont besoin de services de broyage réguliers. Le déchiquetage externalisé implique généralement qu'un camion de fret se rende dans vos locaux pour collecter et transporter tous les documents indésirables, qui sont ensuite acheminés vers des installations sécurisées équipées de déchiqueteuses industrielles capables d'un déchiquetage de niveau 6. Pour Vous protégez votre entreprise contre le vol d'identité, et un certificat de destruction vous est délivré une fois que les documents sont déchiquetés. Comme le processus se déroule dans une installation dotée de déchiqueteuses de niveau 6 à haute capacité, tous les documents sont mélangés avec d'autres documents. Cela constitue une sécurité supplémentaire contre la recréation des documents. Le déchiquetage externalisé peut contribuer à réduire le nombre d'heures passées par les employés dans la station de déchiquetage de niveau 6. Contre Des défis imprévisibles sont inévitables. Par exemple, pendant le transport des documents, le véhicule peut tomber en panne ou un accident peut se produire. À ce stade, vous n'avez aucun contrôle sur ce qui arrive aux documents classifiés. Avec cette option, les documents sont parfois conservés dans un entrepôt jusqu'à ce qu'ils soient prêts à être déchiquetés. Pendant cette période, vous ne pouvez pas savoir avec certitude qui a accès aux documents ni combien de temps ils sont laissés sans surveillance. Certains prestataires de services de déchiquetage de niveau 6 externalisés trient les documents avant le début du déchiquetage afin d'améliorer le recyclage du papier. Cela signifie que vos informations confidentielles sont exposées à différentes personnes. Comme vous n'assistez pas à la destruction de vos documents, vous n'avez pas de preuve visuelle que tous vos documents ont été correctement ou solidement déchiquetés.

Quel que soit le type de documents que vous manipulez, il est important qu'ils soient éliminés correctement. Veillez toujours à ce qu'ils soient entièrement déchiquetés pour éviter qu'ils ne tombent entre de mauvaises mains.

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