Service de déchiquetage ou achat d'un destructeur de papier ?

Catégories : Destructeur de papier

Félicitations pour avoir compris la nécessité de détruire les informations confidentielles non désirées. La réglementation exige que tout document contenant des informations relatives au crédit des consommateurs soit éliminé de manière appropriée. Dans ce contexte, le plus difficile est souvent de choisir entre déchiqueter les documents vous-même ou faire appel à une agence externe. Bien que chaque méthode ait ses avantages, les bénéfices d’avoir un équipement de destruction en interne sont listés ci-dessous.

Il est important de savoir qu'investir dans votre propre machine à détruire le papier est presque toujours la solution la plus intelligente et la plus sûre lorsqu'il s'agit de documents confidentiels. Voici quelques points importants à prendre en considération avant de choisir un service de déchiquetage de papier plutôt que d'acheter votre propre déchiqueteuse :

Le prix

Il ne fait aucun doute que le déchiquetage est une dépense à intégrer. Mais combien de temps êtes-vous prêt à payer ? Lorsque vous achetez votre propre destructeur, il s'agit d’un coût ponctuel. Ce coût varie selon la qualité et la taille de la machine, la taille des déchets obtenus et le nombre de feuilles pouvant être détruites par passage.

À l’inverse, un service de déchiquetage mobile est un coût récurrent. Entre les surcharges, les déplacements et l’augmentation des coûts de carburant, vous pouvez vous attendre à payer plus cher chaque année.

En ces temps économiques difficiles, nous savons combien il peut être contraignant d'investir dans une grosse machine. Mais la sécurité des données n'est pas un sujet à traiter à la légère. Nous disposons d'une grande variété de destructeurs, allant des destructeurs fellowes pour particuliers ou bureaux à domicile aux destructeurs industriels, en passant par les destructeurs de médias et de médicaments. Pour un bureau qui cherche un modèle robuste et simple à entretenir, beaucoup se tournent aussi vers un destructeur de documents IDEAL, avec un bon compromis entre débit, fiabilité et coût total sur la durée.

Considérez ceci : la plupart des services de déchiquetage facturent bien au-delà de leur coût réel. Pourquoi subir des services de destruction coûteux alors que vous pouvez acheter votre propre destructeur de documents et amortir votre investissement en quelques mois, selon votre volume de destruction ? Pensez également à l’espace : tant que le service n’est pas passé, les documents à détruire doivent être stockés (bacs, cartons, armoires), ce qui mobilise de la place et augmente mécaniquement le risque d’exposition. Sur des volumes plus élevés, une solution intermédiaire peut être d’opter pour un broyeur papier automatique, qui accélère la routine quotidienne tout en gardant la destruction “sur site”.

Economie du destructeur de papier

Les documents sont déchiquetés immédiatement

En déchiquetant un document dès qu'il doit être détruit, vous avez la garantie que les informations ne seront jamais vues par d'autres. Plus les informations restent en attente, plus elles ont de chances d'être consultées, copiées ou utilisées.

La plupart des destructeurs de documents disposent d’un démarrage/arrêt automatique : la destruction ne prend pas plus de temps que de jeter un papier, sauf que le document est réellement neutralisé. Il vous suffit d'insérer vos documents et de vous éloigner. Votre destructeur de papier s'occupera du reste. Et si votre politique interne exige un niveau de confidentialité plus élevé que la coupe standard, un destructeur de papier P4 est souvent un minimum cohérent pour les données clients, RH ou contractuelles.

Le moyen le plus efficace de détruire des documents confidentiels est de placer une déchiqueteuse à côté d'un photocopieur ou d'un télécopieur et de détruire les documents à la source. Sur ce type de poste, un broyeur de papier Fellowes ou une déchiqueteuse papier intimus peut aussi être pertinent selon le nombre d’utilisateurs et la fréquence de destruction.

Frais supplémentaires

Bien que les services de déchiquetage mobiles puissent sembler abordables à première vue, il faut regarder la facture en détail. Certains prestataires facturent des frais supplémentaires pour le carburant, le poids enlevé, le temps passé sur site, le nombre de bacs, et parfois un supplément pour le déchiquetage à vue (qui reste pourtant l’une des seules façons de vérifier que vos documents sont détruits comme prévu).

Le début de l'année est souvent une période plus chargée : les dossiers de fin d'année sont stockés, et les archives arrivées en fin de cycle doivent être détruites. Avec votre propre déchiqueteuse, vous absorbez ces pics immédiatement et sans surcoût. À l’inverse, programmer un passage supplémentaire peut être plus cher, et parfois soumis à une période d'attente.

Selon le type de documents, combien de temps êtes-vous prêt à les laisser à la vue des autres ?

Manque de sécurité

Autre point à considérer : tous les services de déchiquetage ne sont pas tous sécurisés. Beaucoup utilisent des niveaux de coupe orientés “débit” (coupe en bandes, niveaux bas), car c’est plus rapide et moins coûteux pour eux. Le résultat : des bandes relativement faciles à reconstituer si quelqu’un est motivé.

Voici un autre risque souvent sous-estimé : la chaîne de confiance. Qui manipule vos sacs ? Où vont-ils ? À quel moment la destruction a-t-elle réellement lieu ? Et que se passe-t-il en cas d’erreur (mauvais enlèvement, sac égaré, dépôt non conforme) ?

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En fonction de vos documents, certaines informations sont plus sensibles que d'autres. En choisissant un broyeur de papier avec une taille de particules plus petite, vous augmentez la sécurité en rendant la reconstitution bien plus difficile. Les services mobiles utilisent souvent une coupe en bandes, donc une destruction plus facile à reconstituer (moins sûre). Si vos documents sont vraiment critiques, certaines organisations vont plus loin avec un destructeur de papier P7, mais ce niveau se justifie surtout pour des informations extrêmement confidentielles.

Vous savez qui manipule vos documents

Il est de votre responsabilité de veiller à ce que les informations confidentielles soient éliminées de manière appropriée. Selon la réglementation FACTA, votre organisation sera tenue responsable de tout document qu'elle produit et qui n'est pas éliminé correctement et est utilisé de manière illégale. Un contrat signé avec un service mobile ne leur transfère pas cette responsabilité.

Une fois que les documents ont quitté votre établissement, pouvez-vous vraiment être sûr de ce qu'ils deviennent ? Et si des matériaux se déversent du camion sur le chemin de l'installation ? Même si vous avez vérifié les antécédents du service, qu'en est-il de la personne qui effectue la destruction ?

La seule façon d'être absolument sûr, c'est de déchiqueter les documents vous-même.

Vous aurez ainsi l'assurance que les informations sensibles de votre entreprise ne seront jamais vues par d'autres personnes. Sinon, êtes-vous jamais vraiment sûr ?

La seule façon de garantir que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour protéger les informations de votre entreprise et de votre personnel est d'acheter un destructeur de papier et de le détruire vous-même. Ainsi, les documents restent entre vos mains jusqu'à leur destruction, et vous n'avez plus à vous poser de questions.

Pensez-y :

  • un : Combien vous coûtera une année complète de déchiquetage mobile ? Ce coût va augmenter et ne disparaîtra jamais.
  • Deuxièmement : Connaissez-vous la personne qui déchiquette vos documents et est-elle digne de confiance ?
  • trois : La clé est la même pour toutes les poubelles. Si ces documents contiennent des informations confidentielles, dans quelle mesure sont-ils maintenant en sécurité ?
  • quatre : Si les informations ne sont pas déchiquetées sur place, où vont-elles et qui d'autre peut les voir ?
  • cinq : Quel que soit le service qui prend vos documents, vous êtes en fin de compte responsable de toutes les informations.