Les meilleures pratiques pour entretenir votre destructeur de documents

Le destructeur de papier est votre ami. Que vous ayez à respecter un calendrier de conservation des documents ou à passer au numérique au bureau, il est essentiel de disposer d'un destructeur de documents standard. Il en existe plusieurs types différents, et ce tutoriel couvre l'entretien et le nettoyage de base de la plupart des modèles, ainsi que la manière de résoudre les bourrages de destructeurs de documents.

Connaissez votre destructeur

Les destructeurs de documents ont des capacités différentes et il est important de comprendre ce que votre destructeur est censé faire. La façon dont le papier est coupé influe sur la vitesse de remplissage du bac. Un destructeur conçu pour traiter plusieurs pages simultanément se remplira beaucoup plus vite qu'un appareil à une seule page. La "coupe" fait référence à la taille finale des documents détruits. La coupe transversale fait référence à des bandes de papier qui sont recoupées tous les quelques centimètres et la coupe micro ou confetti signifie que le papier est découpé en petits morceaux. Certains appareils sont capables de traiter des matériaux plus résistants comme les cartes de crédit ou même les CD.

Entretien de base des destructeurs de papier

Suivez ces conseils pour assurer le bon fonctionnement de votre destructeur de documents :

  • Prévoyez un horaire pour vider le destructeur.
  • En fonction du volume à détruire, le bac doit être vidé au moins une fois par mois, même s'il n'est pas encore plein.
  • Faites occasionnellement fonctionner le destructeur en marche arrière. Pourquoi? Le fait de faire fonctionner la déchiqueteuse en marche arrière permet d'éviter que la zone située entre les lames ne se remplisse de papier.
  • Nettoyez les lames du destructeur: une fois par mois, ou après un projet de déchiquetage important (par exemple, à la fin d'un calendrier de conservation), nettoyez les lames. Après avoir retiré les restes de papier, utilisez une bombe d'air comprimé pour nettoyer la poussière et les plus petits morceaux coincés dans les lames.

Nettoyage des lames d'un destructeur de papier

Lubrifier la déchiqueteuse

Les avis sur l'utilisation de l'huile pour destructeur de documents varient, mais il s'agit d'un article peu coûteux qui peut prolonger la durée de vie d'un destructeur de documents bien utilisé. Fellowes (l'un des fabricants les plus courants de destructeurs de documents de bureau) recommande de lubrifier l'appareil chaque fois que vous videz la corbeille, tandis que d'autres suggèrent de le faire uniquement après le bourrage ou une fois par mois.

Méfiez-vous des produits de substitution à l'huile pour destructeurs de documents, comme le WD-40 ou l'huile de colza, car ils peuvent gommer et endommager le destructeur. De plus, l'huile de colza peut rancir si elle est stockée dans un environnement chaud. Une autre option de prix similaire consiste à utiliser des feuilles de lubrifiant, qui sont plus propres.

Traitement des bourrages de destructeurs de papier

S'il y a un bourrage dans le destructeur de papier, suivez ces étapes pour y remédier :

  1. Vérifiez les voyants de sécurité. Parfois, ceux-ci signalent si le bac est plein, s'il y a un bourrage ou s'il est simplement surchauffé. Débranchez l'appareil et laissez-le refroidir pendant une heure, puis rebranchez-le et testez-le avec une feuille.
  2. Éteignez et débranchez la déchiqueteuse chaque fois que vous l'ouvrez.
  3. Videz le bac.
  4. Remettez la déchiqueteuse en marche et mettez-la en marche arrière. Cela permet parfois de débloquer le bourrage.
  5. Si le bourrage se produit en marche arrière, passez lentement en marche avant ou en mode automatique.
  6. En changeant plusieurs fois de direction, vous pourrez peut-être éliminer le bourrage.
  7. Toujours coincé ? Débranchez à nouveau et retirez la partie supérieure de la déchiqueteuse.

Nettoyez les lames à l'aide d'une pince à épiler ou d'une paire de pinces. Utilisez vos mains UNIQUEMENT si vous êtes sûr que la déchiqueteuse est hors tension et que l'appareil est débranché (de nombreuses déchiqueteuses ont un dispositif de sécurité pour le dessus, mais pas pour le dessous où se trouvent les lames). Utilisez une lampe de poche si nécessaire. Utilisez des pinces pour retirer le plastique coincé d'une carte de crédit ou d'un CD.

Pour les bourrages de papier en boucle, coupez à travers les boucles et retirez chaque morceau. Tirez toujours de manière ferme et régulière, sans tirer. Faites un essai avec une charge réduite de papier. Pour les destructeurs de 7 pages ou plus, utilisez une seule feuille de papier cartonné épais et poussez-la avec précaution vérifiez si les lames se déplacent lentement.

Dépannage et meilleures pratiques pour les destructeurs de papier

Lorsque le destructeur de documents tombe en panne, il y a généralement quelques raisons faciles à résoudre. En suivant quelques conseils supplémentaires, vous pourrez également prolonger considérablement la durée de vie de votre destructeur de documents.

Si la déchiqueteuse ne fonctionne pas du tout, mais qu'elle est branchée et allumée, vérifiez que le bac est bien installé. Il s'agit d'un dispositif de sécurité sur la plupart des déchiqueteuses.

Ne pliez pas les papiers avant de les placer dans la déchiqueteuse, même pour les appareils à plusieurs pages. Évitez de mettre des adhésifs comme des autocollants ou des papiers avec des résidus de colle dans la déchiqueteuse, car ils peuvent provoquer des bourrages. Faites passer les CD ou les cartes de crédit individuellement. Utilisez les fentes prévues pour les CD ou les cartes, le cas échéant.

Lorsque la déchiqueteuse ralentit ou émet un ronronnement sans mouvement, la cause peut être une suralimentation ou une alimentation rapide de la déchiqueteuse, où trop de pages sont passées les unes après les autres. Une utilisation constante peut entraîner une surchauffe ou provoquer une fausse lecture de bourrage. Laissez l'appareil faire une pause d'au moins une minute après 10 à 15 minutes de déchiquetage ininterrompu pour éviter toute surchauffe.

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